Gemeente Ronde Venen

“We staan allemaal voor dezelfde vraagstukken, samen kunnen we die veel effectiever aanpakken”

Interview met Monique Treur, concerncontroller gemeente De Ronde Venen, en Joost Parren, initiatiefnemer IC-Denktank Step in Control.

Gemeente De Ronde Venen is een van de leden van de IC-Denktank, waarin gemeenten samen met Step in Control en Unit4 de vraagstukken bespreken die op het gebied van interne controle en beheersing op hen afkomen. Concerncontroller Monique Treur vertelt over haar ervaring met de IC-Denktank en hoe haar middelgrote gemeente met alle grote ontwikkelingen die op stapel staan omgaat. “Het is mooi om met andere gemeenten te kunnen klankborden.”

Wat is voor gemeente De Ronde Venen de toegevoegde waarde van de IC-Denktank?

Monique: “Ik vind het mooi om samen te kunnen verkennen wat er op ons afkomt, en dat je met collega’s van andere gemeenten kunt klankborden en sparren. We staan allemaal voor dezelfde vraagstukken. Gezamenlijk kunnen we die veel effectiever en efficiënter aanpakken. Daarbij zijn de expertise, de flexibiliteit en het netwerk dat Step in Control heeft heel waardevol. We zijn een paar jaar geleden met Step in contact gekomen toen ze ons goed geholpen hebben bij de controle op de btw. Daarna zijn we ook samen aan de slag gegaan met de ontwikkelingen die vanuit de Wet Markt en Overheid op ons afkwamen. Toen we daarna te maken kregen met de vennootschapsbelastingplicht (vpb-plicht), hebben we besloten met meerdere gemeenten samen een eerste verkenning te doen naar wat dit voor ons zou betekenen, ook weer met de hulp van Step. En onlangs ben ik dus voor de eerste keer aangeschoven bij de IC-Denktank. Daarbuiten heb ik ook wel contact met andere gemeenten, maar niet op het niveau zoals de denktank dat faciliteert.”
Joost: “Dat is ook de rol van de IC-Denktank: dat contact faciliteren. Vanaf de invoering van de vpb-plicht zie ik dat iedereen daar een enorme behoefte aan heeft. En ook voor ons is het waardevol, want wij kunnen wel oplossingen bedenken, maar die moeten dan nog wel in de praktijk passen. Wij bepalen de agenda van de denktanksessies, de gemeenten geven er verder invulling aan.”
Monique: “Er is tijdens de denktankbijeenkomsten een goede balans tussen het verhaal dat Step doet en de tijd die er is om met collega’s van andere gemeenten te schakelen en ideeën uit te wisselen voor vervolgstappen. Het is een open denksessie.”

Hoe kijk je aan tegen het afgeven van de rechtmatigheidsverklaring per 1/1/18?

Een van de nieuwe ontwikkelingen waar jullie als gemeente voor staan is dat het college van B&W per 2018 verantwoordelijk wordt voor het afgeven van de rechtmatigheidsverklaring. Hoe gaan jullie daarmee om?
“Op dit moment geeft de accountant de rechtmatigheidsverklaring af en geeft hij daarmee aan of onze jaarcijfers een getrouw beeld geven van de werkelijkheid. Straks komt die taak om een rechtmatigheidsverklaring af te geven bij het college van B&W te liggen, al is het nog maar de vraag of dit in 2018 al ingaat. En als het per 2018 ingaat, gaat het dan om de verklaring over de jaarcijfers van 2017 of van 2018? In dat eerste geval moeten we hier al heel snel iets mee, maar de vraag is hoe. Het werk van de accountant wijzigt niet veel, die blijft gewoon de controle doen, op basis van de rechtmatigheidsverklaring die het college afgeeft. Maar de taak die het college krijgt is volledig nieuw. Met elkaar en met andere gemeenten zijn we nu aan het bedenken hoe we dit goed kunnen organiseren en borgen.”

Welke ontwikkelingen zie je nog meer voor je?

Twee andere grote ontwikkelingen zijn GDPR (General Data Protection Regulation), dat de Wet Bescherming Persoonsgegevens gaat vervangen, en integraal rapporteren.
Monique: “Klopt. Ik ben betrokken bij de projectgroep Informatiebeveiligingsbeleid. Dit gemeentelijke beleid is gebaseerd op diverse hoofdstukken vanuit de strategische variant van de Baseline Informatiebeveiliging voor Gemeenten (BIG) Ten aanzien van GDPR wordt er veel verwacht van gemeenten en de vraag is of je als gemeente alles zelfstandig kunt organiseren.”
Joost: “Dat is een tendens die ik vaak zie in gemeenteland als iets nieuws wordt ingevoerd: dat de complexiteit van het vraagstuk veel te groot wordt gemaakt. De impact van de wijziging kan wel heel groot zijn, maar de complexiteit is vaak hetzelfde: hoe ziet het gegevensbeheer eruit en hoe ziet het proces eruit. De uitvoering kan dan complex zijn, maar het vraagstuk is in de basis simpel.”
Monique: “Wat integraal rapporteren betreft zijn we nu bezig zaken te digitaliseren. Wij hebben nog veel informatie in Word- en Excel-bestanden staan, hierbij ligt de focus op de planning- en controleproducten. Maar we hebben ook te maken met privacygevoelige zaken: wat wissel je dan wel uit en wat niet?”
Joost: “Voor gemeenten is het niet meer mogelijk deze ontwikkeling te ontwijken. De internationale ontwikkelingen op het gebied van veiligheid en beveiliging van informatie gaan zo snel. Daar moet een gemeente per definitie op acteren, omdat die veel persoonsgegevens van haar burgers heeft. Waar bedrijven misschien nog een keuze hebben, heb je die als gemeente niet: het is gewoon niet mogelijk om het niet te doen.”
Monique: “Bovendien ben je als gemeente ook aansprakelijk als er informatie lekt.”
Joost: “De mogelijkheden om informatie te beveiligen gaan heel ver, maar de vraag is ook: hoe ver wil je gaan? Start bij de bron in plaats van bij de oplossing. Ik zie nu vaak dat begonnen wordt bij de oplossing en dat het daardoor niet werkt. Tegelijk moet de hele gemeentelijke organisatie zich aan een veranderende werkwijze committeren, anders gaat het bij opschaling niet werken.”

Is jouw rol als controller erg veranderd door al deze nieuwe ontwikkelingen?

Monique: “Ja. Mensen denken vaak dat het om controleren gaat, maar voor mij is de controller iemand die de helikopterview heeft over alles wat er in de organisatie gebeurt. Die weet wat er speelt en daarin haar rol pakt en daar het management in meeneemt. In deze gemeente hebben we bijvoorbeeld meer met vergrijzing te maken dan met vergroening. Als concerncontroller moet je dan binnen je gemeente aankaarten hoe we daarmee om willen gaan. Met ons vastgoed bijvoorbeeld: moeten we scholen gaan ombouwen naar zorgachtige instellingen? Als concerncontroller geef je daarin adviezen aan je management en bestuur. Mensen zien het als een financiële functie, maar dat is het niet meer. Het is echt de brede control, waarbij ook informatievoorziening en juridische en fiscale aspecten komen kijken.”

Tot slot: wat is in jouw rol als concerncontroller je ambitie?

“Ik wil heel graag dat wij als gemeente de organisatie verder kunnen versterken en verstevigen zodat we de nieuwe ontwikkelingen aan blijven kunnen. Ik wil dat we op een meer efficiënte manier gegevens boven tafel krijgen. Zoals we dat nu in Word en Excel doen is nog wat ouderwets. Mijn uitdaging in deze functie is dat we toegerust zijn op de toekomst, zodat we meer de diepte in kunnen gaan. Mijn ambitie is dat ik daar een belangrijke rol in kan spelen. Laat mij maar alles kunnen overzien en met nieuwe ontwikkelingen bezig zijn. Werken op de automatische piloot is niets voor mij.”
Step in Control

De Kruipin 1b
3471 BR Kamerik
088 9950 200
info@stepincontrol.com