“Door slim om te gaan met de wkr kunnen we personeel meer bieden”

Interview met Marsja Dubbelman, financieel adviseur concernondersteuning en Evelien de Neve, financieel adviseur GR West-Brabant van de gemeente Etten-Leur (november 2015)

De gemeente Etten-Leur wilde graag weten of ze risico liep op de werkkostenregeling (wkr) die ze begin 2015 invoerde. Uit een stresstest op de wkr bleek dat de gemeente zichzelf tekortdeed. Met het herinrichten van de wkr zorgde Step in Control ervoor dat de vrije ruimte optimaler wordt gebruikt. Marsja Dubbelman en Evelien de Neve vertellen over deze verbetering en de impact van de wkr op de organisatie: “Uitleggen welke regels zijn verbonden aan de wkr, is vaak geen populaire boodschap. Maar als je de regels niet volgt, snij je jezelf in de vingers.”

Bij de invoering van de wkr werkte Etten-Leur samen met de collega-gemeenten uit de gemeenschappelijke regeling West-Brabant. De Belastingdienst heeft hierbij inhoudelijk voorlichting gegeven. Marsja: “De invoering van de wkr is alleen nooit door een derde getoetst. En een blik van buiten is dan toch prettig.”

Structurele verbetering

Die blik van buiten kwam van Step in Control. Als klant kon Etten-Leur een gratis Stresstest WKR laten uitvoeren.
Evelien: “Daaruit kwam naar voren dat we met de invulling van de vrije ruimte aan de voorzichtige kant zaten. Dat is zonde want door slim om te gaan met de wkr kunnen we het personeel meer bieden. Ons doel is dat we voor het personeel zoveel mogelijk regelingen kunnen behouden. Om dit voor elkaar te krijgen, heeft Step een adviesdocument voor de wkr opgesteld.”
Marsja: “Hierin is precies uitgewerkt welke bestaande arbeidsvoorwaarden de gemeente heeft en hoe dit voor de wkr uitpakt. Op basis daarvan is gekeken naar wat moet worden aangepast en waar nog ruimte ligt. Daarbij komen de actiepunten duidelijk naar voren.”
Evelien: “Een investering die zichzelf wat ons betreft terugbetaalt in een optimalere inrichting van de vrije ruimte. Dat is een structurele verbetering.”

“Echte winst wordt pas gemaakt als bij het organiseren van
een bijeenkomst al rekening wordt gehouden met de wkr."

Eye openers

Ruimte voor verbetering was er op meerdere fronten. Een eye opener was dat de aard van een bijeenkomst doorslaggevend is voor hoe de factuur voor de wkr moet worden beoordeeld.
Evelien: “Was het een training of was het puur voor de gezelligheid? Dat heeft gevolgen voor hoe je de facturen moet boeken. Bovendien moet je het zakelijke karakter kunnen onderbouwen.”
Marsja: “Echte winst wordt pas gemaakt als bij het organiseren van een bijeenkomst al rekening wordt gehouden met de wkr. Bijvoorbeeld bij een afscheid: het kan best zijn dat werknemers altijd zelf mochten kiezen waar de receptie werd gehouden. Nu heeft de locatie van zo’n receptie fiscale consequenties. Een receptie binnen een gebouw van de gemeente valt niet in de vrije ruimte. Zodra het in het café aan de overkant is, wel. Dit is lastig uit te leggen.”
Evelien: “Ook denken de organisatoren dat ze goed bezig zijn omdat ze onder het budget blijven. Maar een goedkope borrel die op een niet-wkr-correcte manier is georganiseerd, kan ervoor zorgen dat de vrije ruimte wordt overschreden. Dan wordt die goedkope borrel tachtig procent duurder. En op een organisatie van ons formaat, tikt dat behoorlijk aan.”

Fiscaal bewustzijn

Marsja: “Dit schetst het belang van fiscale bewustwording. Daarom trekken we samen met de afdeling P&O op om de teammanagers op de hoogte te brengen. Daarnaast houdt P&O het Grondslagendocument WKR up-to-date. De consultant van Step heeft zich ervoor sterk gemaakt dat daar een verantwoordelijke voor werd aangewezen, want alleen zo krijgt het document een goede plek in de organisatie.”

"Wanneer je zoveel kennis over de wkr hebt,
kun je echt het maximale uit de regeling halen.”

Samenwerking

Samenvattend was de samenwerking met Step in Control goed.
Marsja: “Ik vond het vooral prettig dat de consultant van Step in staat was de fiscale regels naar de praktijk te vertalen. Hierdoor werd alles een stuk begrijpelijker en makkelijker toe te passen. Bovendien was hij heel benaderbaar. Er was nooit een drempel om een vraag nogmaals te stellen.”
Evelien: “Hij weet zoveel en vertelt er dan heel enthousiast over! Tegenwoordig moeten specialisten veel zaken nog opzoeken, dat was nu niet zo: de consultant van Step wist precies in welke wet en welk artikel iets staat. Wanneer je zoveel kennis over de wkr hebt, kun je echt het maximale uit de regeling halen.”

Step in Control helpt lokale overheden bij het in control komen op de wkr. Kijk hier voor meer informatie over het Grondslagendocument WKR of neem contact op met Martin van der Meer via martinvandermeer@stepincontrol.nl of 088 9950 200.

Step in Control

De Kruipin 1b
3471 BR Kamerik
088 9950 200
info@stepincontrol.com