“Btw is te belangrijk om te laten liggen”

Na een goed gesprek met Step in Control besloot de gemeente Schouwen-Duiveland voor de jaren 2008-2012 een Btw-analyse & herrekening mengpercentage te laten uitvoeren. Btw-medewerker Sandra Pleijsant weet nog goed wat de doorslag gaf: “In het gesprek kwam de kennis die Step in huis had goed naar voren. We konden ook merken dat jullie een hoop praktijkervaring in huis hebben.”

Zo nam Sandra samen met een medewerker van Step in Control de grootboeklijst door. “Daarbij leerde ik dat we op bepaalde posten wel btw mogen terugvragen, terwijl ik altijd in de veronderstelling was dat dat juist niet mocht. Step vertelt daarbij meteen wat de motivatie is. Daar heb ik veel van geleerd.”

Het onderzoek van Step leverde een flink terug te vorderen bedrag op, was dat een verrassing?

“Ons mengpercentage was te hoog; we zijn destijds meegegaan met wat de Belastingdienst ons aanbood zodat we het niet zelf hoefden te herrekenen. Achteraf blijkt dat we onszelf daarmee tekort deden. Het kostprijsverhogende deel van het mengpercentage is nu teruggebracht van twaalf naar drie, vier procent. Dat levert ons rond de 50.000 euro per jaar op, een prachtig bedrag.”

Helpt dat je verder in je werkzaamheden?

“Btw is een wat ondergeschoven kindje geweest. Nu het onderzoek is afgerond, kan ik beter aantonen wat het belang is van een goede btw-verwerking en wat de financiële gevolgen zijn wanneer je het niet genoeg aandacht geeft. Maar dat komt niet alleen door het onderzoek van Step, dat heeft ook te maken met horizontaal toezicht.”

Hoe passen de werkzaamheden van Step in jullie afspraken met de Belastingdienst over horizontaal toezicht?

“In mei 2012 is het convenant ondertekend. Daar is een heel proces aan vooraf gegaan. Zo zijn eind 2011 interviews afgenomen door de Belastingdienst met onder meer de wethouder en de gemeentesecretaris. Zo werd ook bij de leiding duidelijk dat we echt iets met horizontaal toezicht moesten doen. De eerste stap in dit proces was het btw-onderzoek van Step. Omdat dit op basis van no cure no pay was, maakte dat voor ons makkelijker dit onderzoek erdoorheen te krijgen. We hoefden immers niet om budget te vragen bij de gemeentesecretaris. Het was een win-winsituatie voor beide partijen, waarbij voor ons ook sprake is van een structurele kwaliteitsverbetering.”

Was je bang veel tijd kwijt te zijn aan het onderzoek?

“In eerste instantie wel. En het heeft natuurlijk ook tijd gekost – het aantal uren kan ik alleen niet zo benoemen, maar het leverde ook veel op. Daarnaast vond ik het ook wel spannend. Je bent toch even bang dat je door een buitenstaander wordt afgerekend op het werk wat je doet. Toen jullie rapport binnenkwam bleek gelukkig dat het vrij goed op de rails stond en dat de btw goed in de boeken stond; dat was voor mij de bevestiging dat ik mijn werk goed deed. Uiteindelijk bleek het vooral een leerproces te zijn. Ik heb er veel van opgestoken en we hebben er natuurlijk geld mee verdiend. Dan weet je achteraf dat het goed is dat we dit hebben gedaan.”

Waarom zou je andere gemeenten adviseren ook een Btw-analyse te doen?

“Het resultaat van het onderzoek is niet alleen financieel; het onderzoek verschaft ook meer zekerheid. We zijn goed doorgelicht en weten dat de fouten uit de administratie zijn gehaald. Ik weet dat er nu met het grondslagendocument een goede basis ligt.”
Step in Control

De Kruipin 1b
3471 BR Kamerik
088 9950 200
info@stepincontrol.com