“Met GRIP weet je zeker dat je 100% in control bent”

Interview met Harry de Jong, binnen de gemeente Gouda verantwoordelijk voor de treasury en daarnaast projectleider invoering Vennootschapsbelasting

De gemeente Gouda wil in control zijn en gebruikt GRIP VPB Beheer voor het beheer van de geldstroom voor de vennootschapsbelastingplicht. Om ook de interne controle goed te kunnen doen en de juiste verantwoording af te leggen richting de Belastingdienst gebruikt Gouda sinds kort ook het nieuwe GRIP VPB Interne Controle. Harry de Jong, werkzaam op de afdeling Financiën van de gemeente Gouda, vertelt over zijn ervaringen.

Binnen de afdeling Financiën van de gemeente Gouda is Harry de Jong verantwoordelijk voor treasury. “Toen de vennootschapsbelastingplicht zich aandiende en duidelijk was dat de gemeente Gouda vpb-plichtig zou worden, ben ik me ook bezig gaan houden met de implementatie van het vpb-traject binnen de gemeente, samen met een projectteam dat bestaat uit nog vier medewerkers”, legt hij uit.
“Vanaf het begin van dit project heeft Step ons geassisteerd. De gemeente Gouda kende Bob al vanuit zijn adviesrol voor de btw-administratie. De goede klik heeft er samen met de expertise van Step toe geleid dat we hen gevraagd hebben ons te begeleiden in het vpb-traject. Voor ons was het belangrijk om op het fiscale vlak in control te komen en te blijven.”

Administratie koppelen

Een grote gemeente als Gouda – ruim 70.000 inwoners – heeft een financiële administratie die uit vele rekeningen en documenten bestaat. “Onze zorg was hoe we onze financiële administratie konden overhalen naar een fiscale vpb-administratie”, vertelt Harry. “Dat is een landelijk probleem waar alle gemeenten tegenaan lopen.”

Gouda werkt samen met softwareontwikkelaar UNIT4 en gebruikt het financiële pakket Decade. “Aan hen hebben we gevraagd of zij hun systeem konden omvormen naar een fiscale administratie, maar dat bleek behoorlijk ingewikkeld. Op dat moment hadden we ook al contact met Step, dat samenwerkt met UNIT4. Samen hebben zij een systeem ontwikkeld, het GRIP VPB Beheer, waarin je je financiële administratie kunt overhalen, net als alle documenten die de aangifte onderbouwen plus een mogelijke verantwoording richting de Belastingdienst.”

Afstemmingsoverleg met de Belastingdienst

Voor 2015 en 2016 heeft Gouda de administraties inmiddels overgehaald naar GRIP VPB Beheer en deze fiscaal beoordeeld. “Daaruit is gebleken dat we in 2016 nergens door de Ondernemerspoort zijn gegaan en dus geen aangifte hoeven te doen voor de vpb”, zegt Harry. “Op 4 juli hebben we hierover afstemmingsoverleg met de Belastingdienst. We gaan hen dan meenemen in onze fiscale administratie over 2016 en laten zien wat we gedaan hebben. Dankzij GRIP VPB Beheer kunnen we laten zien dat we alle documenten en onderbouwingen goed voor elkaar hebben. De Belastingdienst zal denk ik zeer geïnteresseerd zijn in onze grondexploitaties: waarom we daar niet door de Ondernemerspoort zijn gegaan terwijl we in Gouda toch een grote nieuwbouwwijk laten bouwen. We kunnen dan zo onze spreadsheet (voor insiders: de Quick Scan) met alle onderbouwingen laten zien.”

Harry gaat verder: “Ook in geval van een toekomstige vpb-controle door de Belastingdienst is GRIP VPB Beheer van grote toegevoegde waarde. Per belastingjaar kunnen wij aantonen in control te zijn; elk relevant document dat de Belastingdienst wil zien is in GRIP BPV Beheer vastgelegd. Daarnaast heb je voor jezelf een onderbouwing om aan te tonen dat je in control bent, hetgeen belangrijk is voor de interne beheersing/verbijzonderde interne controle, maar ook richting de externe accountant in relatie tot de rechtmatigheidscontrole.”

Geen speld tussen te krijgen

Helma de Jong is als verantwoordelijke voor een deel van de interne controle binnen de gemeente Gouda inmiddels bij het gesprek aangeschoven; de interne controle van de vpb is één van haar taakdelen. Al langere tijd was zij bezig om in Excel zelf een systeem te maken waarin ze de controle kon vastleggen en een steekproef kon doen. “Zo’n systeem bestond niet echt. Ook onze toenmalige accountant, PWC, had niet het systeem dat ik nodig had. Toen heb ik overleg gehad met Joost en Bob van Step. Ik heb met hen al mijn formats gedeeld van hoe ik de interne controle opbouw en hoe ik de steekproef doe en aangegeven hoe ik het systeem graag wilde zien. Zij zijn op basis daarvan GRIP VPB Interne Controle gaan ontwikkelen.”

“Het mooie van dit systeem vind ik dat als je daar je geldstromen in invoert, het dan meteen ook vastligt”, vervolgt Helma. “De formats waren al makkelijk om mee te werken, maar nu weet je zeker dat je niets overslaat. Alle vragen komen voorbij en daarna kun je er niets meer in veranderen. Dat is ook fijn omdat de interne controle op de vpb een nieuwe taak voor ons is en je toch een beetje onzeker bent of je alles wel gedaan hebt. Met GRIP VPB Interne Controle weet je zeker dat je 100 procent in control bent, er is geen speld meer tussen te krijgen. De accountant kan het vervolgens beoordelen en een vinkje zetten als hij het er mee eens is. Onze accountant is erg enthousiast over ons pakket, en ikzelf ook: zowel over GRIP VPB Beheer als over Interne Controle. Die twee horen bij elkaar, vind ik. Het is dom als je Interne Controle er niet bij zou nemen.”

Harry ziet het bezoek van de Belastingdienst op 4 juli met het volste vertrouwen tegemoet. “Ik ben er vrijwel zeker van dat de Belastingdienst zal zeggen dat wij het procesmatig goed voor elkaar hebben en dat we volledig in control zijn.”
Harry sluit af met zijn doelstelling om eind 2017 voor de gemeente Gouda een adequaat Tax Control Framework operationeel te hebben, waarin de btw, de vpb en de LB/WKR zijn opgenomen, dat volledig voldoet aan de wensen die de Belastingdienst ten aanzien van het Horizontaal Toezicht stelt. Ook in dit traject overweegt hij gebruik te gaan maken van de expertise van Step in Control en de GRIP-module(s) die hierin ondersteunend kunnen zijn.

Drie tips van de gemeente Gouda

1. Maak gebruik van een systeem
“Een systeem voor het beheer en de interne controle maakt het makkelijker om je dossier op orde te krijgen. Een systeem leidt je er helemaal doorheen. GRIP VPB is bovendien gebruiksvriendelijk en overzichtelijk.”

2. Zorg dat je in control bent
“Elke gemeente zou voor zichzelf moeten willen dat de fiscale administratie in control is, dat deze goed is vastgelegd en adequaat onderbouwd, plus dat fiscale processen zo zijn vastgelegd dat het aansluit op wat de Belastingdienst graag wil zien. Het GRIP-pakket is dan een goed overdachte tool.”

3. Laat je informeren door andere gemeenten
“Als je het nu nog niet op een adequate manier op orde hebt, steek er dan tijd in om je te laten informeren, door Step of door ons. Andere gemeenten mogen mij – Harry – altijd bellen.” Telefoon gemeente Gouda 140182 of stuur een e-mail naar harry.dejong@gouda.nl
Step in Control

De Kruipin 1b
3471 BR Kamerik
088 9950 200
info@stepincontrol.com